Merencanakan rapat

Merencanakan Rapat

                    gambar : dokumentasi pribadi

Rapat adalah bagian dari rutinitas pekerjaan yang jamak dilakukan. Aktivitas ini mempertemukan beberapa orang agar tercapai sebuah kesepakatan. Namun, banyak terjadi rapat tak berjalan dengan efisien, bahkan mengalami penundaan bahkan gagal dilaksanakan. Pun  kalau terjadi jalannya  rapat berjalan berjam-jam, tidak membuahkan hasil atau satu pun kesepakatan.
Ada tiga alasan menurut Seth Gordin, penguasaha dan pakar public speaker,  mengapa sebuah rapat perlu diadakan. (Kompas, Minggu, 2 Juni 2013) .

   1.      menyampaikan informasi penting.

   2.      diskusi untuk mengembangkan  ide dan membuahkan  rencana.

   3.       izin yang membutuhkan keputusan  ya atau tidak dari peserta rapat.

        Beberapa lembaga atau sekolah kadang melaksanakan rapat hanya sebagai rutinitas sebuah kegiatan, padahal rapat yang baik harus dirncanakan terdahulu agar rapat dapat berjalan efisien dan efektif.

Dalam artikel di majalah intisari.com, disebutkan beberapa hal yang perlu dipersiapakan sebulum pelaksanaan rapat.

·         Luangkan waktu dua kali lebih banyak untuk menentukan agenda utama rapat.

Salah satu sumber masalah yang umum terjadi saat rapat adalah tujuan yang tidak jelas. Jika tidak benar-benar dengan tujuan rapat, maka rapat tersebut tidak dapat berjalan dengan cepat. Maka dari itu, tentukan terlebih dahulu tujuan rapat sebelum rapat dimulai.

·         Luangkan waktu dua kali lebih banyak untuk menentukan jumlah anggota yang akan hadir di rapat.

 Mengurangi jumlah peserta rapat sama dengan mengurangi jumlah perdebatan yang terjadi saat rapat. Beberapa orang yang tidak diundang rapat dapat dikirimi rangkuman laporan rapat.

·         Kurangi waktu rapat setengah dari waktu yang biasanya dialokasikan.

Jika waktu yang ditentukan untuk rapat adalah dua jam, maka rapat akan berlangsung dua jam. Jika rapat dialokasikan hanya setengah jam, maka rapat akan dilakukan dalam waktu setengah jam. Tapi ingat, bijaklah jika agenda rapat dirasa sangat penting.

·         Jangan pernah menolerir orang  yang datang terlambat saat rapat.

Menunggunya akan membuang-buang waktu dan menghukum mereka yang sudah datang tepat waktu. Justru dengan menjalani rapat sesuai rencana, mereka yang datang terlambat akan merasa malu karena datang di tengah-tengah diksusi.

·         Pertimbangkan, jika kira-kira cocok dengan keperluan bisnis, untuk melakukan rapat secara berdiri.

Nampak aneh? Penelitian menunjukkan bahwa rapat sambil berdiri itu lebih efisien. Ini mungkin jarang dilakukan, tapi cukup layak untuk dipertimbangkan.

Semoga bermanfaat...............

Sumber :

1.      Kompas, Minggu, 2 Juni 2013

2.      Intisari.com